Bedre og hurtigere data gennem digitale bygningssyn
En tablet til bygningssyn.
Den er lille og sort. Og den ligger godt i hånden. Den nye "tablet" minder lidt om en IPad og den koster omtrent det samme, ca. 3000 kr. Den har også APP´s, der kan downloades. Den lille sorte er selve nøglen til en hurtigere og bedre proces for bygningssyn.
Københavns Ejendomme (KEjd) har indkøbt den nye "tablet" til Fari Radka og Katrine Haug Hansen; de to medarbejdere, som nylig er blevet ansat til at udføre bygningssyn. Ved hjælp af den lille sorte skal de indtaste data om, hvilken tilstand alle kommunens ejendomme er i vedligeholdelsesmæssigt og hvilke løsninger, som planlægges udført.
En hurtigere proces
Når de to bygningssynsmedarbejdere skal syne en bygning, tager de den lille sorte op ad tasken og åbner DaluxFM App, som er programmet til digital indtastning af syn. Gennem APP´en identificerer de bygningen via et interaktivt kort og herefter klikker de sig ind til de forskellige bygdelsdele, taster vedligeholdelsestilstanden ind for hver bygningsdel og vælger en vedligholdelsesløsning, som de prisfastsætter med det samme via online adgang til V & S prisdata. Når de har været alle bygningsdele igennem på denne måde, sendes data automatisk til KEjds nyindkøbte database fra softwarefirmaet Dalux. Systemet genererer også en lang række data selv, som kobles på det indtastede data.
Tidligere var der langt flere manuelle processer, når forskellige leverandører foretog bygningssyn på KEjds vegne. Typisk noterede de ned på papir eller egen pc på stedet. Herefter mødte de op i KEjd i HNG, hvor de brugte KEjds computere til at taste data ind i vedligeholdelsesprogrammet Caretaker. Dette system kunne ikke genere data selv, hvorfor de skulle taste langt flere data ind end med DaluxFM App.
Bedre datakvalitet
Med det nye digitale bygningssyn vil data få en bedre og mere ensartet kvalitet end ved tidligere bygningssyn. I Caretaker var det muligt at springe felter over og skrive store mængder af fritekst ind. Det var også muligt at være upræcis i forhold til næsten al data - det være sig lokalitet, bygningsdel og prisoverslag.
Med DaluxFM APP er det nemmere at være stingent, idet der er meget lidt fritekst og næsten udelukkende faste kategorier, som man kan vælge imellem. De to bygningssynsmedarbejdere vil via systemet være tvunget til at udfylde data i en bestemt rækkefølge og de vil ikke kunne komme videre, før de har indtastet den ønskede data.
1200 bygningssyn på 3½ år
I 2011 skal Fari Radka og Katrine Haug Hansen nå at udføre 30-40 bygningssyn og frem til årskiftet 2014/15 er målet, at de skal have været hele ejendomsporteføljen igennem med 1200 indtastede bygningssyn.
Perioden frem til årskiftet har karakter af en pilotperiode, idet der er elementer ved programmet DaluxFM, der skal justeres. Blandt andet arbejdes der på at generere nogle bygningssynsrapporter, som kan vise data på en nem og overskuelig måde.
Det betyder, at de institutioner, som "synes" i 2011, må vente lidt endnu med at se deres data.
De to bygningssynmedarbejdere er netop gået i gang med de første bygningssyn med hver deres "tablet". Den nye digitale verden skal bruges til at indsamle bedre og hurtigere data.
